首页 走进GDE 会展资讯 展务资讯 观众资讯 联系我们
EN
会展资讯
首页>会展资讯>业界新闻时间:2018年11月19日
  • 如何提升展会现场登记及入场服务体验?

    ·作者:佚名 · 来源:现代会展 · 时间:2018年6月27日


在持续白热化的会展市场竞争中,提升一个展会的品质,就是增加展会的品牌竞争力。而展会品质的直接体现,其中很重要在展会的现场服务上。提高展会现场的服务管理,不仅能为主办方带来更高的回报率,也能为参会者带来更多心里、感官及其他方面的满足,有助于提高展会的品质,树立展会的品牌。


展会现场服务的重要性


一个展览会从筹备到开展,其周期至少在六个月以上,而作为展览会重点的展示往往只有三至五天。可以说,展会现场是展览会的关键之所在,而展会现场观众登记及入场服务则是重中之重。展会现场服务是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映,因而备受主办方单位的重视。同时,展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂,事无巨细。如果处理不当,任何小事都有可能发展成大问题,继而影响整个展会的效果。


观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此,提高现场登记入场工作的效率和秩序显得格外重要。现场服务做的不好,会影响专业观众和参展商对展会的满意程度,甚至影响整个展会的品质。


在互联网新媒体时代,展会现场这种“观众填写登记表-排队-换证-入场参观”最普遍的模式正被颠覆,大多数主办方已经采用现场微信登记的方式来提升展会现场登记及入场服务,甚至有些主办已用人脸识别的模式入场。这种新型模式,可以节省时间,提升效率及用户体验;增加微信粉丝量,为后期开展微信营销扩大用户传播基数;提高展会数据管理的准确性及效率;节省人力物力即节省了大量登记表印制、填表台搭建、证件制作、邮寄的费用和工作环节。


如何提升展会现场观众登记及入场服务体验


1、树立以专业观众为主导的服务意识


在主办方的潜意识下,参展商是给我们钱的人,与主办有直接联接,我们第一服务对象就是参展商,专业观众及采购商才是我们的第二服务对象。因此,主办方在制定众多服务项目中,观众的服务更容易浮于形式,没完全解决实际需求。


然而,在实际的展会中,服务好专业观众才是重点,专业观众满意了,参展商下次参展的意愿就更强烈了,展会才会更加持久和影响力更强;参展商虽然是出钱方,其实买单的是专业观众或采购商,因为参展商的产品或服务的价格里,已经包含了展会推广的宣传费用,所以,最终成本其实还是转嫁给了专业观众或采购商。


因此,作为一个成熟的展会主办方,怎样服务好专业观众及采购商是至关重要的一环。


2、制订系统完善的观众登记及入场方案


现场观众登记点及服务窗口的设置


现场观众登记点的设置需要根据展馆的分布、主办方的人员导流等情况,综合考虑,既能让参观观众感到方便快捷,也要达到主办方引流到相应展区的目的。


观众服务窗口分预登记观众、海外、媒体、普通观众窗口,而窗口的多少,可以参考历史办证方式的占比,进行规划设立;现场的引导人员引导观众到相关通道办理参观证,方便不同类型的观众办理相关参观手续。


观众参观流程方案


名片办证方式:观众用名片、填写好的调查表直接到普通观众通道办理参观证,海外观众有专门的海外窗口办理。


线上注册办理方式:微信线上预登记或现场登记,持名片的观众,可以直接通过微信扫描名片上传个人资料,然后填写调研问卷,即可获取个人入场二维码电子凭证。未带个人名片的观众可以直接填写个人资料,调研问卷,也可获得入场二维码。针对手机有问题的观众,现场也可提供现场IPAD登记。


换证方式:普通名片换证的观众,可以直接获取相应的参观证;而线上注册的观众如想要纸质证件,可以在自助打印区或现场服务窗口换取相应证件。


入口门禁——扫描观众条码/二维码:门禁的设置,主要是为了检验观众是否有参观证件,以及统计观众入场人数、人次、人流量所用,所以门禁要简单快捷、避免观众在入口排队拥堵。我们在每个入口两侧分别安排两名工作人员,通过门禁闸机或PDA设备扫描观众条码,观众即可进入展馆进行参观。


同时为了消磨观众在登记处的等待时间,主办单位可以在入口处设置展览活动议程牌,以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。


人员工作分配方案


各个观众登记点、出入口、重要通道等,根据人流情况,分配人员,明确各自岗位职责,各分区设定一个负责人,责任制管理;对重要环节,负责人应及早提出注意问题,实时监督,同时要重视对临时人员的短期培训。


服务窗口接待人员:观众接待,为观众办理参观证;维护人员:维护观众排队秩序,审核观众填写调查表以及个人名片信息是否完整;引导人员:引导观众参观流程,填写调查表,没名片的观众填写名片信息;门禁管理人员:管理观众入场、扫描条码;技术支持人员:确保现场登记设备正常运行;项目经理:负责现场观众登记的管理。


指引标识清晰明显


展馆外围:观众登记手举牌、观众登记处及出入口处的标识、展商出入口标识、重要通道等;登记处内:现场登记柜台、IPAD自助登记柜台(带锁)、填表台、参观入口办证流程、现场区域指引等;馆内指引:馆内各馆之间的指示、馆内导视图、展区标识等。


3、建立问题反馈及应急预案处理制度


展前应急预案、人员培训及物料确认


应急预案:做好电力中断、网络异常、办证高峰、门禁高峰等应急预警方案,同时设立应急处理小组,处理展会现场出现的紧急情况,避免出现责任不明、任务不清,遇到问题就互相推诿等问题。


人员培训:针对现场服务人员进行多次培训,其中一次必须保证在展会现场,熟悉整体的布局及环境,制订展会期间服务的标准化流程;审核服务人员服务素质,避免出现损害展会品牌形象的情况。且每日针对前一天出现的情况,进行再培训,以及处理突发问题应变能力的指导。


物料确认:展前确定所有物料是否到位,包括网络、电力、各区域指示牌、办证指引等等,预防漏掉、误做等情况,以便及时调整跟进。


展中每日问题反馈及解决方案


根据每日各个办证点及出入口的情况,收集观众、主办方、展商、工作人员遇到的问题,主办方展会期间每日召开相关问题的对接沟通协调会,为可以及时解决的问题提供解决方案,而硬件性问题可以为下一届展会提供预案。


展后总结思考,为下届做好规划改变


展会后,针对本届出现的问题,做出相应的现场服务报告及观众数据分析报告,为下一届的现场服务及招展工作提供相应的决策辅助支撑。


总结与展望


“凡事预则立,不预则废”,展会活动高效的服务保障离不开会展服务团队的未雨绸缪。只有提前了解会展活动的特点,明白了会展活动的相关要求,制订出相应的会展活动应急预案,在现场执行中做到当机立断,迅速做出反应,把隐患降到最低,树立服务至上的意识,才能确保展会活动的顺利开展,以及体现展会的高标准高品质。